Andmekaitse

Andmekaitsetingimused

Noraone Holdings SPV OÜ

1. Mis on andmekaitsetingimuste eesmärk?

Andmekaitsetingimuste (edaspidi „Andmekaitsetingimused“) eesmärk on kirjeldada, kuidas Noraone Holdings SPV OÜ (edaspidi „Noraone“) töötleb Teie isikuandmeid ja millised on Teie õigused seoses Noraone’i poolse isikuandmete töötlemisega.
Teie isikuandmete kaitsmiseks ja üksnes õiguspäraseks töötlemiseks järgib Noraone isikuandmete kaitse üldmääruses (EL) 2016/679 (edaspidi „Isikuandmete kaitse üldmäärus“) ette nähtud nõudeid.

2. Kes on isikuandmete vastutav töötleja?

Andmekaitsetingimustes kirjeldatud isikuandmete vastutav töötleja on Noraone Holdings SPV OÜ (registrikood 17580906, aadress: Rävala pst 3, Tallinn 10143, Eesti, e-post: info@noraone.ai).
Andmekaitsetingimustes eraldi kirjeldatud olukordades on Noraone volitatud töötlejaks, mitte vastutavaks töötlejaks. Nendes olukordades peate oma andmekaitsealaste õiguste teostamiseks pöörduma konkreetse vastutava töötleja poole.

3. Millistel eesmärkidel ja õiguslikel alustel Noraone isikuandmeid töötleb?
3.1. Andmebaasid

Noraone on koostanud ja uuendab pidevalt selliste ettevõtete kohta käivat andmebaasi, mis kuuluvad Noraone sihtrühma, so mis võivad vajada Noraone poolt pakutavaid lahendusi, teenuseid, rakendusi või tooteid ning milles sisalduvad vastavate ettevõtete kohta käivad andmed, sh järgmised ettevõtete esindus- ja/või kontaktisikute andmed: eesnimi, perekonnanimi, ametinimetus, vastutusala, tööalane telefoninumber, tööalane e-post. Noraone kogub oma andmebaasi andmeid äriregistri avalikest andmetest, ettevõtete kodulehtedelt ning kontakteerub andmete saamiseks ise ettevõtetega. Samuti kogub Noraone andmebaasi andmeid hetkel, kui isik registreerib end Noraone uudiskirja saajaks või edastab Noraone’ile taotluse liituda mõne Noraone’i teenusega koos teenuse osutamiseks ja/või lahenduse pakkumiseks vajalike andmetega.
Noraone säilitab andmebaasi andmeid tähtajatult, välja arvatud juhul, kui andmesubjekt on esitanud Noraone’ile vastuväite tema andmete töötlemiseks (vt selle võimaluse kohta Andmekaitsetingimuste punkt 7) või kui andmed on Noraone’ile teadaolevalt ebaõiged või vananenud või kui Noraone otsustab andmesubjektile või tema esindatavale ettevõtte teenuse osutamise lõpetada. Noraone uuendab andmebaasis olevaid äriregistrist või muudest avalikest allikatest saadud andmeid keskmiselt üks kord kuus ning ettevõtete kodulehtedelt ja ettevõtetelt endilt saadud andmeid keskmiselt neli (4) korda ühe aasta jooksul. Kontaktisikute ajalugu ehk teavet selle kohta, milline isik varasemalt millises ettevõttes ja millises vastutusalas töötas või tegutses, Noraone ei säilita.

– Millisel õiguslikul alusel Noraone töötleb andmebaaside pakkumiseks vajalikke andmebaasi isikuandmeid?

Isikuandmete töötlemise õiguslikuks aluseks on Noraone’i õigustatud huvi tutvustada ja pakkuda andmesubjektide poolt esindatavatele ettevõtetele neid huvitavaid Noraone poolt osutatavaid uue põlvkonna teenuseid ning pakutavaid lahendusi ja kaupu.
Riive andmesubjektide privaatsusele on väike, kuna töödeldavad andmed on ettevõttega seotud töö- ja ärialasteks kontaktideks mõeldud andmed. Üldjuhul on ettevõtete kontaktisikute huvides, et teistel ettevõtetel ja huvitatud isikutel oleks võimalik nendega ühendust võtta. Lisaks on andmesubjektidel võimalik keelata oma isikuandmete töötlemine Noraone’i  andmebaasis (vt täpsemalt Andmekaitsetingimuste punkt 7). See kahandab võimalikku riivet andmesubjektide privaatsusele veelgi.

3.2. Noraone’i teenuste kliendi esindaja andmete töötlemine kliendile teenuste pakkumiseks ning Noraone’i andmebaaside täiendamiseks

Selleks, et Noraone saaks oma ettevõtetest klientidele oma teenuseid, kaupu ja lahendusi pakkuda ning samuti täiendada Noraone teenuste osutamiseks vajalikku andmebaasi, töötleb Noraone oma klientidest ettevõtete (nt asjade interneti põhiste arvestite kauglugemise, sisekliima seire, hoonete energiakulu seire ja juhtimise teenuste jmt. kasutajate) kontakt- ja esindusisikute isikuandmeid, milleks on ees- ja perekonnanimi, telefoninumber, e-post, teenuse või toote tellimusega seotud andmed (nt periood, arveandmed) ning ka esindaja roll seal ettevõttes.
Teenuse osutamiseks vajalike isikuandmete (ees- ja perekonnanimi, telefoninumber, e-post, teenuse või toote tellimusega seotud andmed) töötlemise õiguslikuks aluseks on masinatevahelise sideteenuste, tarkvara-teenusena (SaaS) või lahendus-teenusena (IaaS) osutamise kliendilepingute täitmine.
Noraone töötleb oma kliendile teenuse osutamise vajalikke andmeid kliendilepingu kehtivuse vältel ning üldjuhul kuni 3 aastat pärast kliendilepingu kehtivuse lõppemist vastavalt Noraone’i õigustatud huvile säilitada andmeid vajadusel õigusnõuete esitamiseks või õigusnõuetele vastuväidete esitamiseks. Isikuandmeid sisaldavaid raamatupidamise algdokumente (sh lepinguid ja arveandmeid) säilitatakse 7 aastat vastavalt raamatupidamise seaduse nõuetele.
Noraone’i andmebaaside täiendamiseks vajalike isikuandmete (Noraone kliendi esindaja või kontaktisiku ees- ja perekonnanimi, esindatav ettevõte ning roll seal ettevõttes, telefoninumber, e-post) töötlemise õiguslikuks aluseks on Noraone’i õigustatud huvi täiendada Noraone’i teenuste pakkumiseks vajalikke andmebaase. Noraone’i õigustatud huvi seisneb vajaduses Noraone’i pakutavaid teenuseid ajas täiendada ja ajakohastada. Riive andmesubjektide privaatsusele on väike, kuna töödeldavad andmed on ettevõttega seotud töö- ja ärialasteks kontaktideks mõeldud andmed. Üldjuhul on ettevõtete kontaktisikute huvides, et teistel ettevõtetel ja huvitatud isikutel oleks võimalik nendega ühendust võtta. Lisaks on andmesubjektidel võimalik keelata oma isikuandmete töötlemine Noraone’i andmebaasis (vt täpsemalt Andmekaitsetingimuste punkt 7). See kahandab võimalikku riivet andmesubjektide privaatsusele veelgi.

Asukohaandmete töötlemine

Üldjuhul Noraone ei töötle oma klientide esindajate asukohaandmeid. Noraone osutab oma ettevõtetest klientidele asukohapõhiseid teenuseid (nt varade haldus, kaubasaadetiste asukohaseire jmt), kuid need ei ole seotud Noraone kliendi esindaja isiku asukohaga.

Klientidele uudiskirjade saatmine

Kui Noraone’i klient või kliendi esindaja soovib saada Noraone’i uudiskirju, siis töötleb Noraone uudiskirja saatmise eesmärgil vastava esindaja isikuandmeid (ees- ja perekonnanimi, e-post).
Uudiskirjade saatmise õiguslikuks aluseks on klienti esindava isiku nõusolek. Antud isik võib antud nõusoleku igal ajahetkel tagasi võtta, vajutades selleks uudiskirja lõpus olevat „loobu uudiskirjadest“ nuppu, või e-posti teel info@noraone.ai, saates viidatud e-posti aadressile digitaalselt allkirjastatud taotluse või täites vastava andmekaitsealase taotluse vormi Noraone kodulehel.
Pärast kliendi esindaja või kontaktisiku poolse nõusoleku tagasivõtmist või pärast seda, kui Noraone on otsustanud uudiskirjade saatmise lõpetada, ei säilita Noraone uudiskirjade saatmiseks vaja läinud isikuandmeid. Nõusoleku tagasivõtmine ei mõjuta eelnevat nõusoleku alusel toimunud andmete töötlemist.

3.3. Suhtlus Noraone’i tarnijate ja teiste (mh potentsiaalsete) koostööpartneritega

Noraone kasutab iseenda tegevuses ka koostööpartnerite teenuseid ja tellib kaupu ning loob koostöösuhteid. Noraone töötleb tarnijaga sõlmitud lepingu täitmiseks tarnijapoolse kontaktisiku nime ja kontaktandmeid. Olukorras, kus Noraone pöördub tarnija või potentsiaalse koostööpartneri poole ise, on isikuandmete töötlemise õiguslikuks aluseks Noraone’i õigustatud huvi kaupade ja teenuste tellimiseks või muu koostöö alustamiseks. Üldjuhul kasutab Noraone pöördumiseks juriidilise isiku kontaktisiku tööalaseid kontaktandmeid ning riive andmesubjektide privaatsusele on minimaalne.

3.4. Värbamine

Uue töötaja värbamisel töötleb Noraone kandideerija kandideerimisdokumentides sisalduvaid isikuandmeid lepingueelsete läbirääkimiste pidamiseks ja lepingu ettevalmistamiseks. Kui Noraone pöördub ise potentsiaalse töötaja poole, on sellise isikuandmete töötlemise õiguslikuks aluseks Noraone’i õigustatud huvi värvata vajalikke töötajaid. Noraone töötleb isikuandmeid üksnes minimaalses vajaminevas mahus ning arvestab andmesubjekti huvidega. Üldjuhul on inimese huvides see, et ettevõtted pöörduksid inimese poole tööpakkumistega. Noraone võib saada uute potentsiaalsete töötajate isikuandmeid ka tööjõuvahendusettevõtete kaudu.
Kandideerija isikuandmeid säilitatakse üldjuhul 1 aasta jooksul alates kandidaadile värbamisotsuse teatavakstegemisest tulenevalt võrdse kohtlemise seaduses ette nähtud aegumistähtajast.

3.5. Turvalisuse tagamine ja turvakaamerad

Noraone võib kasutada oma kontoris ja üldaladel, sh ka välisterritooriumidel, võrgusõlmedes jmt. turvakaameraid, mille eesmärgiks on tagada inimeste ja vara kaitse ning turvalisus. Samuti on eesmärgiks võimalike õigusvastaste tegude avastamise ning õigusnõuete ja neile vastuväidete esitamise võimaldamine. Selleks töötleb Noraone turvakaamerate videopildi salvestistele jäävaid isikuandmeid (videopilt). Turvakaameraid ei ole paigutatud sellistesse kohtadesse, kus inimesed eeldavad privaatsust.
Isikuandmete töötlemise õiguslikuks aluseks on Noraone’i õigustatud huvi kaitsta Noraone’i töötajate ja Noraone’i kontori külastajate tervist ja vara, samuti Noraone’i poolt kasutatavat vara ja võimaldada tõhusat õiguskaitset.
Videosalvestised võidakse teha kättesaadavaks Noraone’i selleks eraldi nimetatud töötajatele ja Noraone’ile IT-teenuse osutajale, samuti õiguskaitseasutustele.
Noraone’il on õigustatud huvi säilitada turvakaameta salvestisi kuni 1 kuu. Turvakaamera salvestisi ei vaadata ega töödelda Andmekaitsetingimustes esitatust erinevatel eesmärkidel.

4. Millistest põhimõtetest lähtub Noraone isikuandmete säilitamise tähtaegade määramisel?

Noraone säilitab isikuandmeid nii kaua, kuni see on vajalik isikuandmete töötlemise eesmärkide saavutamiseks, seadusest tulenevate säilitamistähtaegade järgimiseks või õigusnõuete ja õigusnõuetele vastuväidete esitamise võimaldamiseks. Muuhulgas säilitab Noraone isikuandmeid sisaldavaid raamatupidamise algdokumente (sh lepinguid ja arveandmeid) 7 aastat vastavalt raamatupidamise seaduse nõuetele. Õigusnõuete esitamise ja neile vastuväidete esitamise võimaldamiseks võib Noraone säilitada isikuandmeid vastavalt nõuete aegumistähtaegadele üldjuhul kuni 3 aastat ning tahtlike rikkumiste korral kuni 10 aastat. Vaidluste tekkimise korral säilitab Noraone isikuandmeid kuni vaidluse lõpliku lahendamiseni Andmekaitsetingimustes eraldi kirjeldatud juhtudel säilitab Noraone isikuandmeid Andmekaitsetingimustes nimetatud ajaperioodi jooksul.

5. Kellel on isikuandmetele ligipääs?

Noraone’i poolt töödeldavatele isikuandmetele on ligipääs Noraone’i juhatuse liikmetel ja töötajatel ulatuses, mis puudutab nende tööülesandeid ja vastutusala. Konkreetsete teenuste osutamise eesmärgil on Noraone’i poolt töödeldavatele isikuandmetele ligipääs ka Noraone’ile teenuste osutajatel (nt IT-teenuse osutajal IT-teenuste osutamise eesmärgil).

6. Isikuandmete turvalisus

Isikuandmete turvalisuse tagamiseks rakendab Noraone nii organisatsioonilisi, füüsilisi kui ka infotehnoloogilisi turvameetmeid, sh asjakohast andmekaitse taset. Ainult volitatud isikutel on juurdepääs isikuandmetele, sealhulgas muudatuste tegemiseks ja nende töötlemiseks. Volitatud töötleja, peab isikuandmete töötlemisel tagama vähemalt samasuguse turvalisuse taseme nagu Noraone.

Kuidas Te saate teada, kas Teie andmed on Noraonei andmebaasis?

Teil on võimalik esitada Noraone’ile taotlus küsimusega oma isikuandmete töötlemise kohta Noraone’i veebilehel oleva vormi täites või võttes Noraone’iga ühendust e-posti teel info@noraone.ai, saates viidatud e-posti aadressile digitaalselt allkirjastatud taotluse.

7. Millised on Teie andmekaitsealased õigused?

Tulenevalt Isikuandmete kaitse üldmäärusest on inimesel õigus:
·       taotleda juurdepääsu tema kohta käivatele isikuandmetele;
·       nõuda andmete parandamist ja kustutamist;
·       piirata isikuandmete töötlemist;
Selgituseks, inimesel on õigus nõuda vastutavalt töötlejalt isikuandmete töötlemise piiramist järgmistel juhtudel:
a)   andmesubjekt vaidlustab isikuandmete õigsuse, ajaks, mis võimaldab vastutaval töötlejal isikuandmete õigsust kontrollida;
b)   isikuandmete töötlemine on ebaseaduslik, kuid andmesubjekt ei taotle isikuandmete kustutamist, vaid kasutamise piiramist;
c)     vastutav töötleja ei vaja isikuandmeid enam töötlemise eesmärkidel, kuid need on andmesubjektile vajalikud õigusnõuete koostamiseks, esitamiseks või kaitsmiseks,

d)   andmesubjekt on esitanud isikuandmete töötlemise suhtes isikuandmete kaitse üldmääruse artikli 21 lõike 1 kohaselt vastuväite, ajaks, kuni kontrollitakse, kas vastutava töötleja õiguspärased põhjused kaaluvad üles andmesubjekti põhjused.

·       esitada vastuväiteid isikuandmete töötlemisele;
nõuda isikuandmete ülekandmist teisele vastutavale töötlejale (kui andmetöötlus toimub nõusoleku alusel või lepingu täitmiseks);
et isiku kohta ei võetaks vastu otsust, mis põhineb automatiseeritud töötlusel;
nõusoleku tagasivõtmisele, kui töötlemise õiguslikuks aluseks on nõusolek.
Nende õiguste kasutamiseks võtke palun Noraone’iga ühendust e-posti teel info@noraone.ai, saates viidatud e-posti aadressile digitaalselt allkirjastatud taotluse või täites vastava andmekaitsealase taotluse vormi Noraone kodulehel Need õigused ei ole absoluutsed ning iga taotluse puhul kontrollib Noraone, kas Teie taotlust on võimalik rahuldada. Noraone vastab Teie taotlusele esimesel võimalusel, kuid hiljemalt ühe kuu jooksul taotluse kättesaamisest. Kui ühe kuu jooksul ei ole võimalik taotlust täita, võib Noraone pikendada vastamise tähtaega kahe kuu võrra, teavitades Teid tähtaja pikendamisest ning selle põhjusest ühe kuu jooksul taotluse saamisest.
Teil on võimalik Noraone’ile taotluse esitamise kaudu saada teada mh ka seda, kas ja milliseid andmeid Noraone Teie kohta valdab ning vajaduse korral esitada nende parandamise või kustutamise soov.

8. Kuhu pöörduda, kui Teil on Noraone’i andmetöötlusega seonduvaid küsimusi või kaebusi?

Isikuandmete töötlemisega seonduva küsimuse, taotluse või kaebuse (edaspidi „Taotluse“) ilmnemise korral võtke palun Noraone’iga ühendust e-posti aadressil info@noraone.ai, saates viidatud e-posti aadressile digitaalselt allkirjastatud Taotluse või täites vastava vormi Noraone’i kodulehel.
Noraone kontrollib iga andmekaitse Taotluse puhul, kas seda on võimalik rahuldada. Noraone’il on õigus jätta Taotlus rahuldamata kui Noraone ei suuda Teie isikusamasust tuvastada ning kaitsta andmesubjekti õigusi ja vabadusi. Taotluse menetlemiseks võib Noraone paluda, et Te täpsustaks millise teabe või isikuandmete töötlemise toiminguga on Taotlus seotud.
Noraone vastab Teile hiljemalt ühe kuu jooksul Taotluse kättesaamisest. Kui ühe kuu jooksul ei ole võimalik Taotlust täita võib Noraone pikendada vastamise tähtaega kahe kuu võrra, põhjendab Noraone viivitust ja teavitab sellest Teid ühe kuu jooksul Taotluse saamisest.  Vastus saadetakse Teie Taotlusesse märgitud e-posti aadressile, kui ei ole kokku lepitud teisiti.
Kui Te ei ole rahul sellega, kuidas Noraone Teie kaebuse lahendas, on Teil õigus pöörduda Andmekaitse Inspektsiooni poole (täpsem informatsioon selle kohta on kättesaadav veebilehel www.aki.ee).